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Integration

d.velop documents wird über den CMIS-Standard an optiGov angebunden. Bitte stellen Sie sicher, dass der CMIS-Connector sowie der Bürgerportalanbieter „optiGov“ in Ihrem d.velop documents-System verfügbar und der Connector für Ihre optiGov-Instanz erreichbar ist. Dies bedeutet, dass die Verbindung entweder über das öffentliche Netz (z. B. d.velop cloud oder eine Hybrid-Umgebung) oder über einen VPN-Tunnel erfolgen muss (mehr dazu siehe unten).

Vorbereitungen

• VPN-Tunnel Ist Ihr d.velop documents-System nicht öffentlich erreichbar, muss vor der Einrichtung beider Systeme ein VPN-Tunnel eingerichtet werden. Falls dieser nicht bereits im Rahmen einer anderen Anbindung (z. B. Active Directory oder Exchange) existiert, kontaktieren Sie uns gerne zur gemeinsamen Einrichtung.
• SSL + IP / Hostname Ist Ihr SSL-Zertifikat auf einen nicht-öffentlichen Hostnamen ausgestellt, übermitteln Sie uns bitte diesen Hostnamen mit zugehöriger IP-Adresse. Nur so kann er innerhalb Ihrer optiGov-Instanz korrekt aufgelöst und Ihr d.velop documents-System unter diesem Namen erreicht sowie das Zertifikat verifiziert werden.
• Aktuelle Version der d.velop documents Systeme Damit die Dokumentübertragung reibungslos funktioniert, sind aktuelle Systemversionen erforderlich. Bitte erkundigen Sie sich im Vorfeld bei Ihrem d.velop-Ansprechpartner, ob Ihre Version mit dem CMIS-Connector und optiGov kompatibel ist.

Einrichtung in d.velop documents

Die Anbindung setzt ggf. zusätzliche Module auf Seiten von d.velop voraus. Bitte klären Sie mit Ihrem Ansprechpartner, ob diese in Ihrer Systemumgebung verfügbar sind – dies ist versionsabhängig.

Alle notwendigen Informationen zur Einrichtung und zum Betrieb auf Seiten Ihres d.velop documents-Systems finden Sie im Administrationshandbuch / Leitfaden für Portalanbindungen.

In d.velop documents müssen folgende Werte hinterlegt werden:

• Adresse des optiGov-Authentifizierungssystems (z. B. https://beispiel.optigov.de)
• API-Client-ID / OAuth-Client-ID (i. d. R.: 3) Hinweis: Erstellen Sie in Ihrer optiGov-Instanz einen neuen OAuth-Client und tragen Sie die Return-URL des Systems ein, über das die Anmeldung erfolgt.
• Rückkanal-Verbindungsdaten („Service-Endpunkt / Remit-URL“) (z. B. https://beispiel.optigov.de/api/dms/d3/remit)

Einrichtung in optiGov

Um Anträge in d.velop documents zu synchronisieren, ist eine CMIS-Konfiguration erforderlich. Diese legt fest, welche Antragseigenschaften gespeichert und welche Akten- sowie Dokumentarten angelegt werden sollen.

Sie können für jedes Formular eine eigene CMIS-Konfiguration erstellen oder bestehende erweitern.

Über die Konfigurationen bestimmen Sie, welche Daten in welche CMIS-Objekte (Akte, Antragsdokument, Begleitdokument, strukturierte Datei) übertragen werden. Unterschiedliche Fallakten benötigen unterschiedliche Felder, die über CMIS-Eigenschaften definiert werden. Hierbei können Sie:

• auf vordefinierte Eigenschaften zugreifen (z. B. Antragsname, Dienstleistungsname, Antrags-ID),
• Daten aus strukturierten Dateien per XPath verwenden,
• oder Konstanten definieren.

Da die Konfiguration von den konkreten Anforderungen Ihrer Fallakte abhängt, müssen Sie die erforderlichen Pflichtfelder selbst identifizieren und ergänzen.

Ebenfalls notwendig ist, dass bestimmte Dokumentarten (z. B. Portaldokument, Portalnachricht, Begleitdokument) bereits in Ihrem System angelegt sind – entweder durch Sie selbst oder gemeinsam mit d.velop.

Beispielkonfiguration – Aktentyp „Onlinevorgang“

Die folgende Tabelle zeigt eine Beispielkonfiguration für einen generischen Aktentyp. Diese kann als Grundlage für Ihre individuelle CMIS-Konfiguration dienen. Bitte beachten Sie, dass es sich bei den Repo-IDs um Platzhalter handelt.

Sobald ein Antrag über das konfigurierte Formular eingeht, wird dieser innerhalb weniger Minuten inklusive zugehöriger Dokumente in d.velop documents synchronisiert.

Die Ergebnisse der CMIS-Aufrufe (z. B. Anlage der Akte und Dokumente) können Sie im optiGov-Log unter dem Menüpunkt „Logs“ einsehen.

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