Einrichtung Besucherverwaltung

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Einleitung

Dieser Artikel unterstützt bei der Einrichtung der Besucherverwaltung des Zusatzmoduls optiGov Meet Visitor.

Dieses Modul besteht aus zwei Komponenten: dem Terminbildschirm und dem Warteschlangensystem.

Der Terminbildschirm ermöglicht die Anzeige aller bevorstehenden Termine am heutigen Tag für eine Auswahl an Schaltern. Diese Termine können durch die Sachbearbeiter aufgerufen werden.

Das Warteschlangensystem bietet Besuchern vor Ort die Möglichkeit ein Warteschlangenticket zu ziehen und sich in einer digitalen Warteschlange einzureihen. Diese Tickets können ebenfalls über den Terminbildschirm aufgerufen werden.

Einrichtung Terminbildschirm

Voraussetzungen:

• Ein Fernseher oder Monitor im Wartebereich
• Raspberry Pi von optiGov

Schritte:

1. Anmeldung in optiGov
• Melden Sie sich mit einem Benutzerkonto an, das Zugriff auf die Schalter hat (entweder auf alle oder nur auf die benötigten).
2. Terminbildschirme verwalten oder erstellen
• Gehen Sie zum Menüpunkt "Terminbildschirme".
• Hier können Sie bestehende Terminbildschirme konfigurieren oder über den Button "Neuer Terminbildschirm" einen neuen erstellen.
3. Neuen Terminbildschirm erstellen
• Benennung: Geben Sie dem Terminbildschirm einen sinnvollen Namen, z.B. nach Einrichtung oder Dienstleistung.
• Akzentfarbe setzen (optional): Setzen Sie eine Akzentfarbe, um den Bildschirm optisch ansprechender zu gestalten.
• Schriftgröße ändern (optional): Ändern Sie die Schriftgröße, um den Bildschirm optisch ansprechender zu gestalten.
• Schalter auswählen: Wählen Sie aus der Liste die Schalter aus, für die die Termine angezeigt werden sollen.
• Speichern: Klicken sie auf "Speichern" um die neue Konfiguration oder Änderungen zu übernehmen
4. Terminbildschirm anzeigen (optional)
• Kopieren Sie die URL des Terminbildschirms über den Button "URL kopieren" und senden Sie diese an Ihren Projektansprechpartner.

Einrichtung Warteschlangensystem

Für die Verwendung der Warteschlangentickets benötigen Sie ein iPad und einen Star-Drucker. Empfehlenswert ist ebenfalls eine Stehle. Sollten Sie eine Empfehlung oder Unterstützung bei der Anschaffung der Hardware benötigen, setzen Sie sich gerne mit uns in Verbindung.

iPad-Einstellungen

Folgende Einstellungen empfehlen wir für die optimale Verwendung des Warteschlangensystems:

Zum Homebildschirm hinzufügen

Öffnen Sie nun im Safari-Browser folgende URL analog für Ihre optiGov-Instanz: https://kommune.optigov.app/module/besucherverwaltung/warteschlangenticket

Fügen Sie diese Webseite zum Startbildschirm hinzu indem Sie auf das Teilen-Symbol (ein Quadrat mit einem Pfeil nach oben) in der Menüleiste tippen und anschließend "Zum Homebildschirm" auswählen und mit "Hinzufügen" bestätigen.

Nun haben Sie eine optiGov-App auf dem Homebildschirm des iPads.

Konfiguration

Öffnen Sie diese App und melden Sie sich mit einem Benutzer an, der auf die Schalter zugreifen darf (entweder auf alle Schalter oder nur auf die benötigten Schalter).

Konfigurieren Sie über das Schlosssymbol in der oberen rechten Ecke das Warteschlangensystem. Der Standard-Sicherheits-Code lautet 6784.

1. Wählen Sie in der Liste der Schalter diejenigen Schalter aus, für welche die Termine angezeigt und aufgerufen werden sollen.
2. Empfohlen: Ändern Sie den Sicherheits-Code auf einen neuen Code ab.
3. Empfohlen: Setzen Sie Ihre Akzentfarbe und hinterlegen Sie die URL Ihres Logos im Design-Bereich.
4. Optional: Aktivieren Sie den Ticketdrucker. Bitte beachten Sie dabei, dass der Drucker und das iPad im selben Netzwerk sein müssen. Tragen Sie die IP-Adresse des Druckers ein und testen Sie die Verbindung mit dem Druck eines Testtickets. Sollten Sie die IP-Adresse nicht direkt finden, können Sie ebenfalls diese App des Druckerherstellers auf das iPad herunterladen, mit welcher Sie diese einfach ermitteln können.
💡

Tipp: Soll das Ticket nach der Buchung automatisch von dem Drucker gedruckt werden, können Sie den Haken bei der Option “Ticket sofort drucken” setzen.

5. Optional: Aktivieren oder deaktivieren Sie die Module (Terminvereinbarung und Warteschlange), welche nicht auf dem Startbildschirm der Anwendung für Besucher angezeigt werden sollen.

Geführter Zugriff starten

Verlassen Sie die Einstellungen, und starten Sie den geführten Zugriff auf dem Startbildschirm der Anwendung:

1. Drücken Sie dreimal schnell hintereinander die Home-Taste (oder die Seitentaste bei Geräten ohne Home-Taste).
2. Passen Sie bei Bedarf die Einstellungen für den geführten Zugriff an und tippen Sie anschließend auf "Starten". Geben Sie Ihren Code ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden.

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