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Einleitung

Wir begleiten Sie bei der Anbindung des Exchange-Servers. In einem Termin richten wir zusammen mit Ihnen die Verbindung ein und testen diese.

Dazu müssen folgende Vorbereitungen getroffen werden:

Ist der Exchange-Server nicht öffentlich erreichbar muss dieser über einen VPN-Tunnel angebunden werden.
Es muss ein Exchange-Benutzer angelegt werden, welche über so genannte “Impersonation”-Rechte verfügt und damit auf die Kalender der Mitarbeiter zugreifen kann. Ein lesender zugriff reicht hier aus. Dieser Benutzer wird dann in optiGov hinterlegt. Optional können Sie ebenfalls konfigurieren, dass dieser Benutzer nicht die konkreten Titel der Termine sehen kann.
Ein Postfach eines (Demo-)Nutzers welches nach der Anbindung für einen Test verwendet werden kann, um den Zugriff auf die Kalender sicherzustellen.

💡

Tipp: Erstellen Sie den o.g. Benutzer mit den Rechten bereits im Vorhinein. Auch die Erweiterung des VPN-Tunnels kann vorher geschehen. Teilen Sie uns die IP-Adresse des Exchange-Servers mit und erweitern Sie mit uns zusammen den VPN-Tunnel. All dies wird den Termin bei der Anbindung effizienter und kürzer machen.

Anbindung

Die Anbindung des Exchange-Servers erfolgt in einem gemeinsamen Termin mit Ihnen. Dort überprüfen wir die Verbindung zu dem Exchange-Server, hinterlegen den Benutzerzugang und testen diesen anschließend mit einem Postfach exemplarisch.

Einrichtung

Ist die Anbindung abgeschlossen und getestet können ab sofort die E-Mail-Adressen der abzugleichenden Postfächer in den Schaltern hinterlegt werden. Dazu muss in einem Detaileintrag eines Schalters der Exchange-Abgleich aktiviert werden und das Postfach anschließend daneben hinterlegt werden. Nach der Speicherung des Antrags werden ab sofort alle Termine in dem Kalender dieses Exchange-Postfach zur Berechnung konsultiert, um freie Zeiten zu berechen.

⚠️

Hinweis: Beachten Sie, dass ganztägig eingetragene Termine nicht als verplanten Zeitslot angesehen werden. Da oftmals Ereignisse als ganztägige Erinnerungen (wie z.B. Geburtstage) eingetragen werden, werden diese Kalendereinträge wie auch in anderen Tools üblich nicht berücksichtigt.

Wollen Sie längere Zeiträume blockieren (wie z.B. Urlaub) müssen solche Termine mit einer Start- und Endzeit versehen werden.

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