Anwender
HilfeChangelogAdministratoren
Einrichtung BundIDWidget erstellenCSV-Mitarbeiter-ImportAnbindung Active DirectoryAnbindung d.velop documentsAnbindung Exchange ServerDienstleister
Webseiten-WidgetSuch- und GraphQL-APIPartner
Anbindung DMSAnbindung FormularserverOAuth2.0Einleitung
Wenn Sie Mitarbeiter und deren Kontaktinformationen und Zuständigkeiten anpassen oder löschen wollen, können Sie das im Reiter Mitarbeiter/-innen machen. Sollten die Kontaktinformationen via LDAP aus einem ActiveDirectory synchronisiert werden, gilt es zu beachten, dass manuelle Änderungen in zu synchronisierenden Felder überschrieben werden.
Übersicht aller Mitarbeiter/-innen
Hier finden Sie eine Liste aller Mitarbeiter/-innen. Sie können die Spalten alphabetisch auf- oder absteigend sortieren, indem Sie auf die Pfeile im Tabellenkopf klicken. Über die Suche über der Liste können Sie die Einträge direkt filtern und eine bestimmte Person finden.
Klicken Sie auf einen der Mitarbeitenden, kommen Sie zu den Detailinformationen.
Um einen neuen Mitarbeiter anzulegen, klicken Sie auf den Button "+ Neue/r Mitarbeiter/in".
Bearbeitung
Schnellaktionen
Im rechten Bereich der Detailseite und Bearbeitung eines Eintrags können Sie über die so genannten „Schnellaktionen“ direkt zu einem bestimmten Bereich springen.
Name
Im Bereich „Name“ können Sie die Anrede, den Titel, den Vornamen und den Nachnamen eintragen. Für die Anrede und den akademischen Titel wählen Sie bitte aus einem Dropdown-Menü aus. Wenn Sie für diese Felder keine Angabe machen möchten, wählen Sie einfach einen Strich (-) aus.
Kontakt
Hier können Sie die E-Mail-Adresse, Faxnummer, Telefonnummer, Mobiltelefonnummer, das Gebäude und den Raum angeben, die der Person zugeordnet sind. Das einzige Pflichtfeld in diesem Bereich ist die E-Mail-Adresse, da diese als eindeutige Zuordnung für das System dient.
Sie haben auch ein Freitextfeld, in dem Sie die Servicezeiten angeben können, d.h. die Zeiten, zu denen die Person erreichbar ist. Beachten Sie jedoch, dass die hier angegebenen Informationen keine Auswirkungen auf die Terminvergabe haben. Weitere Informationen finden Sie im Bereich "Termine".
Einstellungen
Unter dem Bereich "Einstellungen" können Sie die Anzeigeeinstellungen für die Kontaktinformationen einer Person festlegen. Wenn die Person im Mitarbeiterverzeichnis angezeigt werden soll, wählen Sie "Ja" bei "Öffentlich anzeigen". Wenn Vorname und E-Mail-Adresse angezeigt werden sollen, wählen Sie auch hier "Ja". Wenn Bürger*innen der Person über den optiGov-Chat eine Nachricht hinterlassen können sollen, wählen Sie ebenfalls "Ja". Die Person erhält dann bei Kontaktaufnahme über den Chat eine E-Mail-Benachrichtigung. Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei nicht um einen Echtzeit-Chat handelt.
Zuständigkeiten
Im letzten Abschnitt der Seite lassen sich andere Teile von optiGov verknüpfen. Hier können zugehörige Einrichtungen und Dienstleistungen verknüpft werden. Dazu können Sie entweder den jeweiligen Eintrag aus dem Pull-Down-Menü auswählen oder direkt in das Feld schreiben, um die Einträge zu filtern und schneller den gewünschten Eintrag auswählen zu können.
Wenn Sie "Dienstleistungen erben" auf "Ja" setzen, bekommt die Person alle Dienstleistungen zugeordnet, die der Einrichtung zugeordnet sind. Somit müssen Sie möglicherweise nicht viele einzelne Dienstleistungen auswählen, wenn zum Beispiel alle Personen in einer Einrichtung das selbe Aufgabenfeld abdecken.
Formatierungen
Die Formatierungspalette in den Texteingabefeldern ermöglichen eine Strukturierung des Textes durch Überschriften (TT), eine Hervorhebung durch Fett-Markierung (B), Kursive Schrift (I) oder Unterstreichung (U). Weiterhin eine Aufzählung, eine Nummerierung und auch das Setzen eines Links im Text.
