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optiGov Meet ist das Terminvereinbarungs-Tool von optiGov, das es den Nutzern ermöglicht, Termine für verschiedene Dienstleistungen zu buchen. Mit der neuesten Version von optiGov Meet können mehrere Termine für eine oder unterschiedliche Dienstleistungen gleichzeitig in einem Vorgang gebucht werden.
Konfiguration im Backend
Für die Berechnung der freien Terminzeiten und die Zuweisung sind nicht mehr Mitarbeiter sondern Schalter verantwortlich. Diese Änderung ermöglicht eine größere Flexibilität, da Mitarbeiter in Schaltern rotieren, frei zugewiesen werden und Termine auch zu Einrichtungen und somit Mitarbeiterunabhängig gemacht werden können. Schalter besitzen einen Zeitplan, welcher die zur Terminbuchung zur Verfügung stehenden freien Zeiten bestimmt.
Desweiteren kann in einer Terminvorlage einer Dienstleistung jetzt auch die maximale Anzahl an Anliegen pro Termin angegeben werden, sowie eingestellt werden, dass der Termin online und nicht vor Ort stattfindet. Eine Dienstleistung kann dabei beliebig viele Terminvorlagen besitzen. Gibt es mehr als eine Terminvorlage, wird der Bürger bei Buchung der Dienstleistung gefragt, welcher dieser Terminvorlagen (anhand des Bezeichners) auf ihn zutrifft. So können zum Beispiel Zuständigkeiten nach Nachnamen, Straßennamen, etc. unterschieden werden.
Kalenderabonnement
Durch ein Kalenderabonnement haben Sie die Möglichkeit alle Termine eines Schalters in Ihrem lokalen Kalender zu importieren und dort anzeigen zu lassen. Diese Funktion wird von allen gängigen Kalender-Clients unterstützt - zum Beispiel Outlook, iCal, Mozilla Thunderbird, usw. Die Aktualisierung dieser Termine findet automatisch statt.
Um eine solchen Kalenderabonnement-URL zu erzeugen, müssen Sie auf der Detailseite eines Schalters über die Kachel “Kalenderabonnement” auf der rechten Seite mit Hilfe des Buttons diese URL in Ihre Zwischenablage kopieren.
Anschließend fügen Sie in Ihrem Kalender-Client diese URL hinzu. Verwenden Sie z.B. Outlook, müssen Sie beispielsweise einen neuen “Internetkalender” hinzufügen, bzw. abonnieren.
Exchange-Abgleich
Die Exchange-Synchronisation über die EWS-API wird nun im Standardpaket angeboten. Dies ermöglicht einen bidirektionalen Terminabgleich.
Somit kann optiGov prüfen, ob zu eigentlich freigegebenen Zeiten bereits andere Termine in dem Kalender eines Mitarbeiters eingetragen sind, wie z.B. eine Ratssitzung, Besprechungstermine, o.Ä.
Um dies zu ermöglichen muss ein Exchange-Server in Ihrer Verwaltung eingerichtet sein und für den jeweiligen Schalter der Exchange-Abgleich mit einer eingetragenen E-Mailadresse des zugehörigen Postfachs konfiguriert sein. Anschließend werden bei allen Berechnungen für freie Zeiten dieses Schalters die Ereignisse des Kalenders des angegebenen Postfachs automatisch geblockt.
AI-Forms
Mit dem Zusatzmodul AI-Forms können Sie individuelle Formulare für eine Terminvorlage zu erstellen, welche Ihnen ermöglichen zusätzliche Informationen bei Buchung des Termins abzufragen.
Zum Erstellen der Formulare verwenden Sie natürliche Sprache, welche mit Hilfe von künstlicher Intelligenz in ein passendes Formular umgewandelt wird.
Bearbeitung von vereinbarten Terminen
Neue Verwaltungsoberfläche für die Mitarbeitenden: diese bietet eine Listendarstellung für einen gewählten Tag und einen oder mehrere Schalter mit allen wichtigen Informationen eines Termins inkl. Bürgername, Dienstleistungen, Status, Termin, etc. Ebenso gibt es weiterhin eine Kalenderdarstellung mit Wochenansicht aber auch eine neue Tagesansicht. Zusätzlich gibt es jetzt auch die Möglichkeit alle Informationen zu neu erstellten sowie bereits gebuchten Terminen zu bearbeiten.
Die Listendarstellung filtert für den aktuellen Tag alle Terminvereinbarungen, welche in der Vergangenheit liegen und bereits abgeschlossen oder storniert sind, sodass sich eine übersichtliche Liste (ähnlich einer abzuarbeitenden ToDo-Liste) ergibt.
Alle Darstellungen aktualisieren die Termin-Daten parallel im Hintergrund und bieten somit ein reibungsloses Arbeiten mit der Terminverwaltung, selbst wenn mehrere Mitarbeiter sich zur selben Zeit um einen Schalter kümmern, Bürger/-inenn aufrufen, etc.
Ebenso sind jetzt neue Statusoptionen verfügbar: "Aufgerufen" und "Abgeschlossen". Diese Informationen können vor Ort auf einem Display angezeigt werden, um Bürger vor Ort in einem Warteraum aufzurufen und zu einem Schalter kommen zu lassen.
Meet Visitor: Die Besucherverwaltung (Vor-Ort-Modul)
In der neusten Version von optiGov gibt es zusätzlich ein Vort-Ort-Modul, welches einen Terminbildschirm und ein Warteschlangen-System beinhaltet.
Der Terminbildschirm
Mit dem Terminbildschirm können Bürgerinnen und Bürger vor Ort aufgerufen werden. Die Software kann auf einem Bildschirm vor Ort aufgerufen werden und zeigt die aktuell aufgerufenen Termine anhand ihrer ID und Warteschlangentickets anhand ihrer Nummer an.
Warteschlange
Um auch bei spontanen Besuchen von Bürgerinnen und Bürgern reagieren zu können, kann über das Warteschlangensystem z.B. auf einem Tablet vor Ort die Möglichkeit geboten werden, Tickets zu ziehen. Diese Tickets sind keinen festen Uhrzeiten zugewiesen und können zu beliebigen Zeitpunkten von den Mitarbeitern der Verwaltung aufgerufen werden.
