🔒

Konten und Berechtigungen

Anwender

Administratoren

📬Einrichtung BundID 👫CSV-Mitarbeiter-Import 🔌Anbindung Active Directory 🗄️Anbindung d.velop documents 📅Anbindung Exchange Server 🎟️Einrichtung Besucherverwaltung 📝Anbindung Formularserver

Dienstleister

🔍Such- und GraphQL-API 📅Einbindung Terminvereinbarung

Partner

📂Anbindung DMS 📝Anbindung Formularserver 🔑OAuth2.0

Konten und Berechtigungen

Um einem Mitarbeiter Ihrer Verwaltung Zugriff auf das Verwaltungsbackend zu geben, ist es notwendig diesem Mitarbeiter ein Konto einzurichten.

Wichtig zu verstehen ist, dass ein Konto in optiGov von der Mitarbeiterressource getrennt ist. Das bedeutet, dass einem Konto ein Mitarbeitereintrag explizit zugewiesen werden muss. Bei der Anmeldung über dieses Konto wird dann der zugehöriger Mitarbeiter geladen und alle Daten für diesen dargestellt.

💡

Hinweis: Aus Sicherheitsgründen empfehlen wir Konten nicht für Funktions- oder Sammelpostfächer anzulegen, sondern jedem Mitarbeiter ein individuelles Konto anzulegen. So verhindern Sie bei Abgang eines Mitarbeiters, dass Zugangsdaten verloren gehen oder außerhalb Ihrer Verwaltung verwendet werden, da das zugehörige Konto einfach gelöscht werden kann.

Verwaltung von Konten

Neue Konten können über den Bereich Administration angelegt und verwaltet werden. Bei Erstellung eines neuen Kontos erhält der Mitarbeiter automatisch eine E-Mail zum erstellen eines neuen Passworts.

Bei der Erstellung oder Bearbeitung eines Kontos kann ein Name, eine E-Mailadresse, ein Mitarbeiter und die Berechtigungen für das Konto vergeben werden.

Der Name dient zur eindeutigen Identifikation des Kontos in Kombination mit der E-Mailadresse. Diese E-Mailadresse wird zu Anmeldung verwendet.

Tabellarische Übersicht aller Konten

Bearbeitung eines Kontos

Zuständigkeiten

Der zugewiesene Mitarbeiter entscheidet darüber, als welcher Mitarbeiter sich das Konto bei Anmeldung ausgibt und welche Ressourcen geladen werden. Viele Berechtigungen von optiGov werden auf Mitarbeiterebene vergeben.

Dies bedeutet, dass der ausgewählte Mitarbeiter, welcher mit dem Konto verknüpft ist und bei Anmeldung geladen wird, u.a. darüber entscheidet welche Anträge im Bereich “Eingang”, “Zugewiesene” und “Meine Ablage” landen (weitere Infos zu diesen Bereichen finden Sie auf der Seite Antragsmanegement). Die Zuweisung zu einer Dienstleistung entscheidet dabei darüber, ob dieser Mitarbeiter für diese zuständig ist, oder nicht.

Auch die Zuweisung zu den Schaltern ist auf Mitarbeiterebene realisiert. Mitarbeiter die nur ihre eigenen Schalter sehen können (s. Abschnitt Berechtigungen) können so auch nur die Schalter sehen, welchen Sie zugeordnet sind.

💡

Tipp: Möchten Sie in die Ansicht eines Kollegen schlüpfen und die Anwendung aus diesen Augen sehen, können Sie einfach Ihrem eigenen Konto diesen Mitarbeiter zuweisen und sich anschließend ab- und wieder anmelden.

Berechtigungen

Die grundlegenden Berechtigungen werden über die Rollen vergeben.

Diese Rollen können unter dem Punkt Administration angelegt und verwaltet werden.

Über die Checkboxen können individuelle Berechtigungen für jede Rolle getroffen werden. Im Standard sind bereits mehrere Rollen angelegt.

Bei Erstellung oder Bearbeitung eines Kontos wird diesem Konto eine Rolle zugewiesen. Bei Anmeldung des Kontos wird diese Rolle abgerufen und die Berechtigungen von dieser an das Konto vergeben.

Tabellarische Übersicht aller Rollen

Bearbeitung einer Rolle